top of page
Szukaj

Jak zdobyć turecki podpis elektroniczny (KEP) i prowadzić firmę z Polski – przewodnik dla przedsiębiorców

W erze cyfryzacji kwalifikowany podpis elektroniczny (KEP – nitelikli elektronik imza) stał się podstawowym narzędziem komunikacji z administracją publiczną, sądami i kontrahentami w Turcji. Dla zagranicznych przedsiębiorców działających w Turcji (lub planujących rozpocząć działalność), posiadanie KEP-u jest często niezbędne – zwłaszcza przy zakładaniu spółki, podpisywaniu umów, obsłudze systemu E-TUYS, E-Devlet, czy prowadzeniu postępowań sądowych.


W niniejszym artykule omawiam, jak jako polska firma lub przedsiębiorca możesz uzyskać turecki KEP, z jakimi instytucjami warto współpracować oraz w jaki sposób używać go zgodnie z prawem.


1. Czym jest KEP w Turcji?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) to nie tylko kwalifikowany podpis elektroniczny, ale również system bezpiecznej komunikacji elektronicznej wykorzystywany do przesyłania pism urzędowych. Analogicznie do europejskiego ePUAP-u, pozwala na:

elektroniczne podpisywanie dokumentów (w formacie .pdf/.xml z certyfikatem),
składanie deklaracji podatkowych i rejestracyjnych,
uczestnictwo w e-postępowaniach sądowych (UYAP),
podpisywanie umów i ofert przetargowych online,
wnioskowanie o licencje eksportowe, importowe lub inwestycyjne.

2. Czy zagraniczna firma może uzyskać KEP?

Tak – cudzoziemcy i przedstawiciele zagranicznych podmiotów mogą uzyskać turecki podpis kwalifikowany, ale pod pewnymi warunkami. Wymagane są:

  • numer TCKN lub YKN (numer identyfikacyjny nadany cudzoziemcowi w Turcji),

  • turecki adres korespondencyjny (np. siedziba spółki, biura wirtualnego),

  • paszport i, w niektórych przypadkach, karta rezydenta (ikamet),

  • w przypadku spółek: notarialne pełnomocnictwo lub dokument rejestracyjny firmy przetłumaczony i poświadczony (apostille + tłumaczenie przysięgłe).


3. Procedura uzyskania KEP jako cudzoziemiec / zagraniczna firma

Krok po kroku:

  1. Wybór dostawcy podpisu kwalifikowanegoW Turcji funkcjonuje kilku autoryzowanych dostawców KEP, m.in.:

    • E-GÜVEN

    • TÜRKTRUST

    • E-Tuğra

    • MOBİLSİM

    • TÜBİTAK-KamuSM (głównie dla administracji)

  2. Złożenie wnioskuMożna to zrobić online, ale najczęściej wymagane jest osobiste potwierdzenie tożsamości w jednym z punktów partnerskich lub u notariusza. W przypadku firm – konieczne jest przedstawienie pełnomocnictwa.

  3. Podpisanie umowy i aktywacja tokenaPo akceptacji dokumentów otrzymasz token (USB, karta lub aktywacja mobilna), który umożliwia składanie podpisu elektronicznego.

  4. Integracja z systemami administracyjnymiPo aktywacji możesz korzystać z KEP do obsługi:

    • E-Devlet (system państwowy)

    • GİB (urząd skarbowy)

    • MERSİS (system rejestracji spółek)

    • UYAP (e-sąd)

    • E-TUYS (licencje i zgody w Ministerstwie Gospodarki)


4. Przykład: Polska spółka zakładająca oddział w Turcji

Przypadek praktyczny:Polska spółka z o.o. zakłada oddział w Turcji. Prezes zarządu nie jest rezydentem w Turcji, ale musi podpisać umowę spółki, wniosek do MERSIS i rejestr KEP.

Rozwiązanie:

  • Uzyskanie tymczasowego YKN w Turcji dla prezesa.

  • Udzielenie pełnomocnictwa lokalnemu przedstawicielowi (z apostille).

  • Uzyskanie KEP-u dla prezesa lub pełnomocnika.

  • Elektroniczne podpisanie dokumentów i wysyłka do urzędów przez E-Devlet/MERSIS.


5. Koszty i ważność KEP

  • Cena zależna od dostawcy: od ok. 500 do 1.200 TRY rocznie (ok. 60–140 PLN).

  • Certyfikaty wydawane są zazwyczaj na okres 1 lub 3 lat.

  • Można je odnawiać bez konieczności ponownej weryfikacji osobistej (jeśli dane nie uległy zmianie).


6. Użycie KEP w praktyce

Typowe zastosowania:

  • podpisywanie umów B2B w Turcji (np. z dostawcami, dystrybutorami),

  • udział w tureckich przetargach publicznych (ihale),

  • zdalne podpisywanie protokołów z posiedzeń spółki (bez notariusza),

  • reprezentacja przed urzędami podatkowymi i celno-skarbowymi.


7. Rekomendacje dla polskich firm

  • Zawsze sprawdzaj, czy kontrahent honoruje podpis kwalifikowany – mimo że podpis elektroniczny ma moc prawną, niektóre instytucje nadal wymagają wersji papierowej.

  • Ustal miejsce przechowywania klucza (tokena) – nie powinien on znajdować się wyłącznie w Turcji, jeżeli decyzje mają zapadać z Polski.

  • Zainwestuj w dobrego doradcę lokalnego – wiele kwestii wymaga znajomości procedur tureckich, w tym ewentualnej legalizacji dokumentów.


Podsumowanie

Uzyskanie KEP-u w Turcji przez zagraniczną firmę to krok w stronę efektywnego i bezpiecznego funkcjonowania na tureckim rynku. Pozwala on nie tylko na podpisywanie dokumentów zdalnie i zgodnie z prawem, ale także na wejście do szerokiego świata e-administracji, który staje się fundamentem tureckiej biurokracji.

Dla polskich firm planujących działalność w Turcji – uzyskanie KEP to dziś nie wybór, lecz konieczność.



Comments

bottom of page